使用注意事項

臺北創新實驗室 國際會議廳使用須知
2018.08.22
  為維護臺北創新實驗室國際會議廳之環境及秩序,租借本場地之單位需悉知並遵守下列規定,通過場地審核並完成繳費程序之租用單位,我方將視為您已閱讀並同意遵守下列規範:
 
 
(一)預約登記流程
  1. 場地租借應在使用日前10日~三個月前,提出申請,於線上會議廳租借頁面提出申請。
  2. 選擇日期、廳別、時段,並填寫申請表資料。
  3. 確認申請送出待審核,一般申請由受理到通知申請人繳款,處理期限應為7個工作日(不含例假日)。
  4. 接到核准通知電子郵件後,欲租借場地之單位需依照核准通知信明訂日期,於繳款期限內與臺北創新實驗室聯絡及完成匯款作業。
  5. 匯款完成後,回覆e-mail信件並附上匯款單據,至臺北創新實驗室官方信箱,以完成申請作業。
 
 
(二)國際會議廳使用注意事項
  1. 本場地A廳與B廳之隔間牆隔音效果有限,申請前建議請先至現場瞭解,或電洽/來信至臺北創新實驗室諮詢。
  2. 本場地於端午佳節、中秋佳節及農曆年節期間不開放預約使用。
  3. 會議廳內禁止飲食,如經勸導後未改善,本單位將立即與租借方收取清潔費,若有於會議廳內飲食之需求,請先電洽/來信至臺北創新實驗室諮詢。
  4. 若租借方未經本單位許可,擅自使用租借使用許可外其他物品,違者需由租借單位承擔相關責任。
  5. 基於安全考量及菸害防制法規定,本大樓室內全面禁止吸菸、嚼食檳榔或飲酒,吸菸者需至本大樓外區域,並不得任意棄置菸蒂、檳榔渣等廢棄物於場內。
 
 
(三)租金相關事項
  1. 申請核准通知後,應於10日內繳納場地使用費,如未繳費而欲取消或更改場地使用者,租借方應主動來電或來信告知異動;場地審核通過後未按時繳費者,將取消所申請使用之場地,其後所核准申請使用之其他期間場地,亦將予以取消使用,並自通知取消後90日內不得提出申請。
  2. 申請人取得申請許可後,除不可歸責於申請人之因素外,如無法如期使用欲進行退費者,基準如下:
    1. 於使用日10日前(不含使用當日)通知本室取消使用,其所繳納之各項費用全數退還。
    2. 7日前(不含使用當日)通知本室取消使用,其所繳納之各項費用退還50%。
    3. 3日內(不含使用當日)通知本室取消使用,其所繳納之各項費用不予退還。
    4. 若為使用日當日或未取消者,除了所繳納之各項費用不予退還外,其後所核准申請使用之其他期間場地亦將予以取消使用,並自取消後90日內不得提出申請。
例:租借9/20會議室,9/10(含)前取消退全額;9/11-13(含)取消退50%;9/14-16(含)取消退30%;9/17-20(含)取消不予退費。
  1. 申請取得許可後,場地管理機關如有緊急特殊情況(如:颱風、地震導致等天災)需要必須收回場地,申請人可於通知時,另議使用時間或申請退還所繳納之場地使用費用,申請人不得請求補償。
  2. 本場地收費係以時段計之,使用未滿1時段者,以1時段計。申請人應於核准之使用時段內準時結束,逾時使用未滿1小時者,按1小時計收使用費;超過1小時者,按整時段計收使用費。但下一時段另有排程,則不得逾時使用。
 
 
(四)場前佈置
  1. 申請人如須利用非使用時段時間進行場地佈置,應事先洽本單位同意後,始得使用。
  2. 本單位基於人力考量,無提供場前佈置與場後復原之服務,均由租借單位負責,並得遵守會議廳使用規範條例。
  3. 國際會議廳內佈置之桌椅不得移於會議廳外,如有其他需求,須於提前與本單位進行協調,並於使用當日遵守協議之規定。
  4. 本場地不得使用鑽洞、鎖螺絲釘等造成天花板、地板、牆面或隔板損壞之行為,如有損毀,本單位將與租借方索取賠償。
  5. 黏貼之膠帶、萬用黏土、標記貼紙等,需於使用結束後由租借方人員自行拆除及復原,不得遺留殘膠、垃圾等,如有損毀場地之行為,需加收復原清潔費。
 
 
(五)場後清潔與復原
  1. 會議廳使用完畢後,離開前需至櫃台洽行政人員進行場地複查,經本場地工作人員清點借用設備及物品後使得離開。
  2. 撤場時,如現場有遺落物品及垃圾,須由租借方人員自行清理,或自行搭配清潔廠商處理廢棄物,不得棄置現場。
  3. 租借方應負責清除自帶之海報、傳單等文宣品,並於租用時限內回復現場之原狀,禁止於本場地之走廊、門廳、樓梯間、逃生通道及其他公共區域堆放物品及垃圾。
 
 
(六)其他注意事項
  1. 國際會議廳外即為共同辦公空間,會議廳使用者於進場時、活動休息期間及散場時,需降低音量。
  2. 國際會議廳主要供一般會議活動使用,如活動性質屬音量較大之類型(如:派對、聯誼、孩童夏令營等),恕無法通過場地申請,請另尋更適合之場地。
  3. 臺北創新實驗室不提供任何文具、工具等耗材用品,請租借單位自行準備活動所需之器材,亦不得擅自取用場地旁共同工作空間內之物品,如查屬違規,我方得追究其責任。
  4. 租用單位若違反上述及相關規定,經我方人員告誡後仍無法改善,本單位有權立即停止該單位之場地使用權,所繳費用概不退回,並有權拒絕該單位一年內申請臺北創新實驗室國際會議廳之權利。
 
以上規則如有未盡事宜,臺北創新實驗室得修訂之。